信息化動因

自1992年正式成立以來，南航及其下屬子公司已產(chǎn)生大量的各類檔案和資料信息，這些檔案和資料對于公司的日常業(yè)務(wù)管理和經(jīng)營決策存在很高的利用價值。但檔案人員大部分時間都在忙于檔案實體的整理，而對于檔案資源的開發(fā)利用苦于有心無力，無暇顧及。如何利用更先進的計算機技術(shù)提高檔案管理工作的效率，促進檔案資源的開發(fā)利用，為公司的日常業(yè)務(wù)管理和經(jīng)營決策服務(wù)，已成為南航迫切要解決的問題。需要通過現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息處理手段，改善當(dāng)前檔案信息應(yīng)用狀況，提高工作效率，增強服務(wù)內(nèi)容，提高南航的核心競爭力。

典型應(yīng)用

實現(xiàn)文檔一體化管理

南航“以文檔一體化管理”為原則，實現(xiàn)從文書處理、組卷歸檔、檔案管理都使用同一套數(shù)據(jù)，使文書與檔案數(shù)據(jù)共享，一次輸入、多處使用，不僅極大地節(jié)約了人力、物力、和財力，避免了人為造成的不必要的主觀錯誤，并且有效保證了南航所建檔案的一致性、有效性和完整性。

百萬級海量檔案數(shù)據(jù)在線利用

南航各業(yè)務(wù)部門將業(yè)務(wù)過程產(chǎn)生的各種文件、表格、單據(jù)、圖紙、照片、錄音、錄像等多媒體資料自動生成檔案數(shù)據(jù)，并通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)侥虾綑n案信息中心，截止2009年，已經(jīng)建立百萬級海量檔案數(shù)據(jù)。南航總部檔案室通過網(wǎng)絡(luò)對全國分支機構(gòu)的檔案進行監(jiān)控、管理和指導(dǎo)，統(tǒng)一檔案管理標準、規(guī)范管理模式、實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

建立全國大集中的檔案信息中心

南航由于辦公場地分散，分支機構(gòu)需要自主管理檔案資料，集團檔案管理部門需要實時了解下屬機構(gòu)的檔案業(yè)務(wù)情況。通過多全宗的維護、分級別分部門的權(quán)限分配，設(shè)立檔案全宗管理員、部門檔案管理員、一般查詢用戶，可以實現(xiàn)總部集中掌控、分部各自管理的集團檔案管理需求。

應(yīng)用價值

金蝶檔案管理系統(tǒng)徹底消除了紙張人工管理模式下的種種弊端，提高了資料的可用性、適航性和利用率，降低資料購置及管理費用，為南航降低運營成本的同時，也帶來間接的經(jīng)濟效益，管理效益和社會效益。